CGR obliga a eliminar el libro de asistencia y exige control tecnológico en la administración pública

Organismos del Estado tendrán 20 días hábiles para informar sus sistemas actuales de control de entrada y salida, y deberán implementar tecnologías antes del primer semestre de 2026.

La Contraloría General de la República (CGR) emitió un oficio instruyendo a todos los órganos de la Administración del Estado a modernizar sus sistemas de registro de asistencia, poniendo fin al uso de libros en papel u otros soportes manuales que han sido catalogados como poco confiables y vulnerables a errores o fraudes.

Según la CGR, la decisión se fundamenta en múltiples informes de auditoría que han evidenciado la existencia de errores, omisiones, ilegibilidad, adulteraciones y registros fraudulentos en los sistemas de control que utilizan soporte papel. Estos métodos, sostiene el órgano contralor, no constituyen un mecanismo idóneo para asegurar la integridad y veracidad de los datos, afectando incluso el correcto uso de fondos públicos destinados al pago de remuneraciones.

Por esta razón, la Contraloría instruyó a los servicios públicos a utilizar mecanismos tecnológicos que garanticen trazabilidad, verificación objetiva y seguridad. Entre ellos se incluyen:

• tarjetas electrónicas de acceso,
• sistemas biométricos (como huella digital o reconocimiento facial),
• software en línea,
• aplicaciones móviles,
• y otros sistemas automatizados y auditables.

Además, se estableció un plazo de 20 días hábiles para que los organismos del Estado informen qué sistema de control de asistencia utilizan actualmente. En caso de no contar con métodos tecnológicos, deberán comunicar un cronograma de implementación, cuya fecha límite es el primer semestre de 2026.

Esta medida afecta transversalmente a ministerios, servicios públicos, municipios, gobiernos regionales y otros órganos del Estado, los cuales deberán adecuarse a una nueva etapa de fiscalización más rigurosa.

La instrucción fue oficializada a través del Oficio N.° E559707/2024, y se enmarca en las atribuciones fiscalizadoras de la CGR para velar por la correcta administración de los recursos públicos. Según explicó el organismo, el objetivo es avanzar hacia una administración pública más transparente, moderna y eficiente, dejando atrás prácticas que, pese a su antigüedad, ya no resisten los estándares actuales de control y probidad.